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Was ist Scan4Notes?
Scan4Notes für IBM Lotus Notes erweitert die leistungsstarken Features des Clients für IBM Lotus Domino und IBM Lotus Domino Express um Funktionen zur elektronischen Erfassung von Dokumenten. Dieser Vorgang wird im Allgemeinen als Imaging oder Scannen bezeichnet.
Die meisten Systeme für das Imaging oder Scannen von Dokumenten bieten lediglich eine einfache Scannerfunktion, um elektronische Dokumente zu generieren. Mit Scan4Notes können Benutzer die gescannten, elektronischen Dokumente in einer Datenbank auf einem IBM Lotus Domino Server speichern und als Teil eines laufenden Geschäftsprozesses einsetzen. So können bestehende Workflows auf einen neuen Stand gehoben, oder neue Workflows mit neuen Funktionalitäten erstellt werden.
Sie wollen Ihre Kontoauszüge elektronische erfassen? Oder benötigen Sie eine Möglichkeit zur Erfassung Ihrer Geschäftskorrespondenz (z. B. Anfragen, Angebote, Rechnungen, Telefaxe, usw.)? Scan4Notes macht keinen Unterschied, ob Sie ein kleines Privatarchiv erstellen, oder in einem großen Unternehmen ein- und ausgehende Korrespondenz im Rahmen eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) betreiben wollen.
Der Einsatz in einem Privatarchiv wird den Einsatz eines Workflows überflüssig machen. Anders sieht der Einsatz von Scan4Notes in einem Dokumenten-Management-System (DMS) aus. Neben dem Einsatz eines Workflows ist hier auch eine dokumentensichere Archivierung fast zwingend vorgeschrieben.
Die gescannten Dokumente werden von Scan4Notes als TIFF-Dateien mit der Kompression CCITT-Gruppe 4 gespeichert. Damit folgt Scan4Notes einer Empfehlung des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) aus dem IT-Grundschutz-Katalog. Diese Formatwahl eignet sich hervorragend zur elektronischen Langzeitarchivierung von Dokumenten bei gleichzeitiger verlustfreier Kompression der gescannten Originale.
Die vollständige Integration von Funktionen zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten in Notes-Dokumenten entlastet die Anwender und vermeidet Fehler. So kann die Produktivität der Anwender gesteigert werden.
Die Installation von Scan4Notes läuft (fast) vollautomatisch ab. Sie wählen Ihre Zieldatenbank bzw. Notes-Anwendung aus, in der Dokumente eingescannt werden sollen. Anschließend werden in einem dialoggeführten Prozess die benötigten Applikationskomponenten der Anwendung zugefügt. Nach der Einbindung von Scan4Notes in Ihre Anwendung, steht Ihnen in der Aktionsleiste eines Notes-Dokuments die Schaltfläche „Scannen“ zur Verfügung. Ein einfacher Klick auf diese Schaltfläche startet den Prozess. Nachdem das Dokument vom Dokumentenscanner gelesen wurde, wird das elektronische Dokument (TIFF-Datei) als Dateianhang Ihrem Dokument zugefügt.
Nachstehend finden Sie einige Features von Scan4Notes:
- einfachste Installation (Einbindung in vorhandene Notes-Anwendungen bzw. Zieldatenbanken verläuft (fast) vollautomatisch, MSI-Datei mit Laufzeitumgebung zur Scanneransprache gehört zur Anwendung),
- einfachste Verwendung in bestehenden Notes-Anwendungen / -Datenbanken,
- direktes Scannen aus einem Notes-Dokument,
- Scannen über eine Schaltfläche,
- Konfigurationsmöglichkeiten für Arbeitsplätze / Anwender,
- kompatibel mit den meisten TWAIN-Scannern,
- Duplex-Funktion auch bei nicht duplexfähigen Scannern,
- Preview-Funktion (Vorschau des gescannten Dokuments) vor der Speicherung,
- eigener Datei-Betrachter,
- problemlos zu kombinieren mit Scan&OCR4Notes und OCR4Domino,
- lauffähig unter den Notes-Versionen 6, 6.5, 7 und 8.
Unser Vertrieb berät Sie gerne in Fragen zu Scan4Notes.
Zu Demonstrations- und Testzwecken bieten wir Ihnen hier eine Installationsdatenbank zum Download an. Selbstverständlich stellen wir Ihnen die benötigten Dokumentationen in elektronischer Form zur Verfügung. Das Installationshandbuch zu Scan4Notes öffnen Sie hier. Für den Fall, dass Sie auch noch Interesse an unserem Benutzerhandbuch haben, können Sie dieses Handbuch hier öffnen.
Angaben zu Preisen und Bestellungen entnehmen Sie bitte unserer Preisliste.
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Diese Anwendung unterliegt unserem Software-Lizenzvertrag. Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
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